RODO nie zabrania wglądu w dokumenty

Czy wspólnota mieszkaniowa może zasłaniać się przepisami o RODO, jeśli nie udostępni dokumentów na wniosek swoich członków?

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO), oczywiście dotyczy też wspólnot mieszkaniowych. Przewiduje konieczność dostosowania zakresu przetwarzanych danych i weryfikacji stosowanych procedur czy konieczność weryfikacji umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych.

Administrator danych osobowych – wspólnota mieszkaniowa

Administratorem danych osobowych jest wspólnota mieszkaniową, a w jej umieniu działa zarząd wspólnoty, który jest jej organem. Administrator danych może zbierać i przetwarzać dane osobowe tylko w konkretnych, wyraźnych i prawnie usprawiedliwionych celach. Jest również zobowiązany do przetwarzania danych osobowych w sposób zapewniający ich odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

Udostępniasz dane? Nie naruszasz prawa

RODO wprowadza również ważną dla zarządzających zasadę zwaną minimalizacją danych, która w zakresie przetwarzania danych osobowych oznacza, że dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Po wejściu RODO obserwujemy histerię na wszystkich płaszczyznach, także w zakresie zarządzania. Tymczasem ochrona danych osobowych nie może być wymówką dla nieudostępnienia dokumentów członkowi wspólnoty mieszkaniowej. W kwestii ochrony danych osobowych, dopuszcza się przetwarzanie danych, w tym ich udostępnianie, jeżeli jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Zatem w każdym przypadku, gdy szczególny przepis prawa przyznaje określonemu podmiotowi uprawnienie, z którym wiąże się konieczność udostępnienia danych osobowych – udostępnienie danych nie może być traktowane jako naruszenie prawa.

Każdy członek wspólnoty mieszkaniowej ma prawo, ale też i obowiązek, zgodnie z art. 29 ust 3 ustawy o własności lokali, kontrolowania działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej oraz (zgodnie z art.27) współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną. Te dwa przepisy powodują, ze właściciel lokalu ma takie samo prawo dostępu do dokumentów wspólnoty mieszkaniowej, co każdy członek zarządu. W innym wypadku nie byłoby możliwe ani sprawowanie kontroli właściciela lokalu nad zarządem, ani współdziałanie w zarządzie.

RODO a  prawa wspólnot mieszkaniowych

Prawo wglądu do dokumentów wspólnoty mieszkaniowej

Ze względu na to, że wspólnota mieszkaniowa sama nie ma prawa przetwarzać danych osobowych i posiadać dokumentów innych niż niezbędne do zarządzania, w praktyce nie ma takich danych i takich dokumentów, które nie podlegałyby udostępnieniu. Bezsprzecznie w prawie kontroli działalności zarządu zawiera się prawo wglądu do dokumentów wspólnoty mieszkaniowej. Właściciel lokalu oprócz faktycznego wglądu może też żądać kopii dokumentów. Jest to zupełnie zrozumiałe, gdyż trudno sobie wyobrazić, aby właściciel lokalu zapamiętał szczegółowo wszystkie interesujące go informacje zawarte w dokumentach. Trudno żądać też od właściciela lokalu znajomości wszystkich zagadnień w nich wyszczególnionych, więc tylko kopiując je, może zasięgnąć opinii osób trzecich na temat ich poprawności czy tematu.

Zwróćmy uwagę, że dzięki rozwojowi techniki kopiowanie dokumentów na różnego rodzaju nośniki jest tanie i proste, więc w naturalny sposób zastąpiło sporządzanie notatek z dokumentów udostępnianych do wglądu. Obowiązkiem zarządu wspólnoty mieszkaniowej jest umożliwienie właścicielom lokali sprawowania kontroli działalności zarządu, a właściciel lokalu powinien decydować, czy w tym celu wystarczy mu pokazanie dokumentów, wykonanie kserokopii, umożliwienie mu wykonania ich fotokopii, czy też zeskanowania.