Przetargi organizowane przez firmy i wspólnoty mieszkaniowe

Tomasz Konieczny | 2009-04-27

Zarówno wspólnoty mieszkaniowe, jak i większość firm nie mają obowiązku stosować procedur zamówień publicznych. Organizowane przez te podmioty przetargi podlegają jedynie przepisom Kodeksu cywilnego. W przeciwieństwie do trybu ofertowego czy negocjacji przetarg pozwala od razu wyłonić jednego z wielu oferentów.

Jak ogłosić przetarg?

Postępowanie przetargowe rozpoczyna się od ogłoszenia. W tym wypadku podmioty organizujące przetarg mają niemal nieograniczone pole manewru, zarówno co do sposobów ogłoszenia, jak i kręgu adresatów, do których kierowane jest ogłoszenie. Często ogłoszenia takie zamieszczane są w prasie. Równie dobrze mogą to być jednak indywidualne zaproszenia kierowane do lokalnych firm z danej branży.

Ogłoszenie o przetargu powinno określać czas, miejsce, przedmiot oraz warunki przetargu, względnie sposób udostępnienia tych warunków. Zawiera więc ono w sobie dwa podstawowe elementy. Pierwszym jest zaproszenie do składania ofert. Drugim - określenie dalszego toku postępowania zmierzającego do wyłonienia zwycięzcy, z którym zawarta będzie stosowna umowa.

Od momentu udostępnienia warunków organizator przetargu obowiązany jest postępować zgodnie z zawartymi tam postanowieniami. Zmiana warunków przetargu po jego ogłoszeniu (lub samego ogłoszenia) możliwa jest tylko wtedy, gdy organizator zastrzegł sobie taką możliwość w treści tych warunków (ogłoszenia). Podobnie przedstawia się problem ewentualnego odwołania przetargu (art. 70¹ § 3 K.c.).

Oferty trzeba złożyć na piśmie

W odróżnieniu od aukcji, w przetargu oferty uczestników składane są w formie pisemnej, po czym następuje ich analiza przez organizatora lub powołaną przez niego komisję przetargową. Cena, choć jest czynnikiem istotnym, nie musi odgrywać takiej roli, jaką ma zazwyczaj w postępowaniu aukcyjnym.

W przetargu złożona przez uczestnika oferta przestaje wiązać dopiero wtedy, gdy została wybrana inna oferta albo gdy przetarg został zamknięty bez wybrania którejkolwiek ze stron. Warunki przetargu mogą jednak przewidywać inne zasady odnośnie obowiązywania ofert. Można mu nadać charakter dwustopniowy. W pierwszej kolejności można byłoby dokonać wstępnej oceny ofert i potencjalnych kontrahentów, a do drugiego etapu dopuścić jedynie odpowiednio wyselekcjonowanych oferentów, którzy byliby proszeni o złożenie dodatkowych ofert.

Ważną zaletą przetargu jest to, że w przeciwieństwie do aukcji nie ogranicza on tak bardzo organizatora w wyborze najkorzystniejszej oferty, chyba że co innego zostało zastrzeżone w warunkach przetargu. Organizator może bowiem zamknąć przetarg nie dokonując wyboru żadnej z ofert.

Kiedy dochodzi do zawarcia umowy?

Ponieważ uczestnicy przetargu nie są obecni przy wyborze najkorzystniejszej oferty, organizator ma obowiązek niezwłocznie poinformować wszystkich na piśmie o wyniku przetargu albo o jego zamknięciu bez dokonania wyboru.

Umowa z wygrywającym przetarg zostaje zawarta w chwili, gdy otrzyma on oświadczenie o wyborze jego oferty od rozpisującego przetarg, chyba że jej ważność zależy od spełnienia szczególnych wymagań określonych w ustawie (np. zachowania formy aktu notarialnego). Zatem w razie przetargu na sprzedaż nieruchomości umowa dojdzie do skutku dopiero z chwilą złożenia podpisów pod aktem notarialnym bądź - jeżeli jedna ze stron postanowi nie wywiązać się z obowiązku zawarcia takiej umowy - uprawomocnienia się wyroku sądu stwierdzającego taki obowiązek którejś ze stron. Orzeczenie takie zastępuje bowiem oświadczenie woli danej kontrahenta.

Czemu służy wadium?

Często spotykanym zastrzeżeniem w warunkach przetargu jest wadium, stanowiące przepustkę do udziału w postępowaniu. Z reguły wadium przybiera postać pieniężną. Stosowane są także gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe.

Wadium zabezpiecza interesy uczestników postępowania przetargowego oraz samego jego organizatora.

Co do zasady, zastrzeżenie wadium wyłącza możliwość dochodzenia przed sądem, by ten zobowiązał bezpodstawnie uchylającego się od zawarcia określonej umowy do złożenia stosownego oświadczenia woli. Aby organizator przetargu miał taką możliwość, powinien albo zrezygnować z wymagania wadium, albo wyraźnie przewidzieć w warunkach przetargu, że pomimo jego zastrzeżenia dopuszczalne będzie dochodzenie zawarcia umowy.

Tryb unieważnienia umowy

Zdarza się, że np. wskutek zmowy uczestników przetargu bądź innych nieprawidłowości, wynik postępowania zostaje wypaczony. W takim wypadku istnieje możliwość żądania, aby sąd unieważnił zawartą umowę. Przesłanką do tego jest to, gdy strona umowy, uczestnik przetargu bądź osoba działająca w porozumieniu z nimi wpłynęła na wynik tych postępowań w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami.

Unieważnienia umowy może żądać organizator przetargu, każdy uczestnik postępowania (niezależnie od tego, czy stał się stroną umowy), a także osoba, na rachunek lub na zlecenie której została zawarta umowa.

Uprawnienie do żądania unieważnienia umowy wygasa z upływem miesiąca od dnia, w którym uprawniony dowiedział się o istnieniu przyczyny unieważnienia, lecz najpóźniej po upływie jednego roku od dnia zawarcia umowy.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.).