Prawo do prowadzenia firmy we własnym mieszkaniu

Jakie formalności, wymagania prawne i koszty stoją przed przedsiębiorcą, który chce wykorzystać mieszkanie na swoje biuro? Czy ma na to wpływ rodzaj prowadzonej działalności?

W obecnych czasach coraz łatwiej prowadzić działalność gospodarczą bez potrzeby posiadania dedykowanego biura czy magazynu. Niektóre biznesy, zwłaszcza w sektorze informatycznym czy szeroko rozumianego pośrednictwa i usług niematerialnych wykonywanych osobiście, wymagają jedynie telefonu oraz komputera z dostępem do internetu. Najem lokalu pod firmę często wiąże się ze sporymi nakładami finansowymi, które chciałoby się jak najbardziej ograniczyć, zwłaszcza na początku. Z tych powodów przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na otwieranie działalności we własnym mieszkaniu. Wymagania, które muszą zostać spełnione, aby legalnie przekształcić lokal mieszkalny w lokal użytkowy, różnić się będą jednak w zależności od rodzaju tej działalności oraz stanu prawnego mieszkania.

Spółdzielnia mieszkaniowa

W przypadku, gdy posiadamy spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, możemy być zmuszeni do wystąpienia do naszej spółdzielni o zgodę na prowadzenie firmy w domu. Tu wszystko zależy od jej statutu bądź regulaminu. Zazwyczaj zgoda zostanie udzielona w uzasadnionych przypadkach, pod warunkiem, że działalność gospodarcza nie będzie uciążliwa dla innych członków spółdzielni. W przypadku nieotrzymania zgody, można odwołać się w postępowaniu wewnątrzspółdzielczym do organu określonego w statucie spółdzielni lub ewentualnie wnieść sprawę do sądu.

Wspólnota mieszkaniowa

Sytuacja jest nieco inna, gdy jesteśmy właścicielem lokalu mieszkalnego i należymy jedynie do wspólnoty mieszkaniowej, którą tworzą mieszkańcy. Nie potrzebujemy zgody na prowadzenie działalności, jeśli zamierzamy przekształcić tylko nasze mieszkanie. Sprawa bardziej komplikuje się w odniesieniu do części wspólnej nieruchomości. Aby odpowiedzieć na pytanie, czy potrzebna będzie uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę, należy zwrócić uwagę na art. 22 ustawy o własności lokali. W tym przepisie zostały wymienione czynności, przekraczające zakres zwykłego zarządu nieruchomością wspólną, do wykonania których będziemy potrzebować zgody wspólnoty. Należy zwrócić uwagę również na art. 140 Kodeksu cywilnego, który stanowi, że: W granicach określonych przez ustawy i zasady współżycia społecznego właściciel może, z wyłączeniem innych osób, korzystać z rzeczy zgodnie ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem swego prawa, w szczególności może pobierać pożytki i inne dochody z rzeczy. W tych samych granicach może rozporządzać rzeczą. Zatem wspólnota mieszkaniowa nie ma prawa zabraniać właścicielowi rozporządzania jego mieszkaniem, o ile w związku z tym nie nastąpi np. konieczność zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej lub przebudowy części nieruchomości znajdującej się w nieruchomości wspólnej.

Ponadto Sąd Najwyższy, w wyroku z 3 kwietnia 2009 r. (sygn. akt II CSK 600/08) stwierdził, że: właściciele lokali nie mogą zatem podejmować żadnych uchwał, które ingerowałyby w prawa odrębnej własności lokali. Wspólnota mieszkaniowa nie ma możliwości uchwalenia prawnie skutecznego regulaminu, w którym wprowadzi wymóg uzyskania zgody na prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu, w każdej sytuacji przekształcenia lokalu mieszkalnego w biurowy.

Zmiana sposobu użytkowania lokalu

Kolejnym krokiem przy przekształceniu mieszkania w lokal biurowy może być zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części właściwemu w sprawie organowi administracji architektoniczno-budowlanej, czyli w tym wypadku staroście. Do 2005 r. obowiązywał przepis Prawa budowlanego, który stanowił, że przeznaczenie pomieszczeń mieszkalnych na cele działalności gospodarczej, w każdym wypadku będzie uważane za zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego. Dlatego przy każdym przekształceniu mieszkania należało zgłosić sprawę do starosty. Przepis ten został jednak uchylony i obecnie sytuacja wygląda nieco inaczej. Zmiana sposobu użytkowania lokalu, zgodnie z art. 71 ust. 1 pkt 2 ustawy o prawie budowlanym, nastąpi, gdy zostanie podjęta działalność, która spowoduje, że zmienią się warunki bezpieczeństwa pożarowego (np. nasi klienci czy kupujący w utworzonym sklepie, będą powodowali zwiększone obciążenie klatki schodowej, co spowoduje konieczność dostosowania nieruchomości do wymogów przepisów przeciwpożarowych); powodziowego; pracy (wymóg zastosowania przepisów Kodeksu pracy w związku z zatrudnieniem pracowników, zapewnienie odpowiednich warunków pracy); zdrowotne; higieniczno-sanitarne (np. dostosowanie instalacji do potrzeb zmienionej funkcji lokalu); ochrony środowiska; bądź zmieni się wielkość lub układ obciążeń na konstrukcję obiektu.

W znalezieniu odpowiedzi na pytanie, czy w danym przypadku nastąpi zmiana sposobu użytkowania, najlepiej pomoże nam rzeczoznawca ds. BHP. Faktu przekształcenia mieszkania w biuro nie trzeba będzie zgłaszać zazwyczaj w sytuacji, gdy lokal zostanie przeznaczony na potrzeby jednoosobowej, biurowej działalności gospodarczej, gdy nie mamy zamiaru przyjmować u siebie kupujących bądź będą oni przyjmowani okazjonalnie. Przykład stanowi freelancerska praca informatyka, który przyjmuje zlecenia przede wszystkim drogą mailową. Taki typ działalności nie będzie zatem w obliczu przepisów Prawa budowlanego zmianą sposobu użytkowania obiektu budowlanego.

Wydaje się także oczywistym, że należy wystąpić do organu administracji architektoniczno-budowlanej w sytuacji, gdy mamy zamiar przeznaczyć lokal na sklep spożywczy czy dyskotekę, gdyż jak stwierdził NSA w wyroku z 2 marca 2012 r. sygn. akt. II OSK 2459/10: w sposób oczywisty wiąże się to ze zmianą warunków w zakresie emisji hałasu i drgań oraz układu obciążeń (bezsprzecznie zmienia warunki higieniczno-sanitarne i ochrony środowiska).

Z zależności od planowanego rodzaju działalności, np. gabinet lekarski czy salon fryzjerski, będziemy musieli spełnić dodatkowe wymogi techniczne, które wiążą się, czy to ze zwiększonymi wymaganiami sanitarnymi, przeciwpożarowymi, czy też np. z potrzebą dostosowywania szerokości drzwi. Z tego powodu przed przystąpieniem do przekształcenia lokalu warto sprawdzić, jakie szczegółowe zmiany będą potrzebne i czy mamy możliwość ich wprowadzenia.

Procedura zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania

Zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania mieszkania, wymaga spełnienia szeregu kryteriów formalnych. Przede wszystkim zgłoszenie musi nastąpić jeszcze przed dokonaniem jakichkolwiek zmian w mieszkaniu. W przeciwnym razie, zgodnie z przepisami Prawa budowlanego, narazimy się na niepotrzebne koszty, które będą związane z postępowaniem legalizującym. W przypadku jeśli nie wykonamy w całości obowiązków nałożonych przez organ, zostaniemy zmuszeni do przywrócenia poprzedniego sposobu użytkowania lokalu. W zgłoszeniu musimy określić dotychczasowy oraz zamierzony sposób użytkowania lokalu mieszkalnego, a także dołączyć do niego opis i rysunek, który określa położenie obiektu budowlanego w stosunki do granic nieruchomości i innych istniejących oraz budowanych obiektów w sąsiedztwie; zwięzły opis techniczny, który określi rodzaj i charakterystykę obiektu budowlanego oraz jego konstrukcję wraz z danami techniczno-użytkowymi, a także wielkością i rozkładem obciążeń; oświadczenie o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane; zaświadczenie wójta, burmistrza albo prezydenta miasta o zgodności zamierzonego sposobu użytkowania obiektu budowlanego z ustaleniami obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu; potrzebna będzie również ekspertyza techniczna, wykonana przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane w odpowiedniej specjalności. Należy dołączyć też inne pozwolenia, jeśli wymaga tego konkretny sposób prowadzenia działalności gospodarczej.

Starosta ma 30 dni, od daty prawidłowego złożenia zgłoszenia, na wniesienie ewentualnego sprzeciwu. Jeśli nie wniesie go w wymaganym terminie, możemy dokonać zmiany sposobu użytkowania naszego mieszkania. Nie możemy jednak przekroczyć terminu 2 lat od dnia doręczenia zgłoszenia. Jeżeli zależy nam na czasie, rozwiązaniem jest zgłoszenie wniosku do starosty, aby przed upływem 30 dni wydał zaświadczenie o tym, że nie ma podstaw do wniesienia sprzeciwu.

Starosta wniesie sprzeciw, jeśli do zmiany sposobu użytkowania niezbędne będzie np. wykonanie prac budowlanych (do których należy uzyskać decyzję o pozwoleniu na budowę), czy naruszone zostaną ustalenia obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego. Dlatego warto wcześniej dowiedzieć się, czy taki plan został uchwalony i czy obowiązuje w miejscu położenia naszego mieszkania.

W przypadku otrzymania sprzeciwu, mamy 14 dni od dnia otrzymania decyzji, na złożenie odwołania do urzędu wojewódzkiego. Składamy je do wojewody za pośrednictwem starostwa.

Wymagania prawa pracy

Jeżeli zatrudnimy pracowników i będą oni wykonywać pracę w lokum, w którym prowadzimy działalność gospodarczą, należy zwrócić uwagę na przepisy Prawa pracy, w szczególności na art. 209 Kodeksu pracy. Nakłada on na nas obowiązek zgłoszenia do okręgowego inspektora pracy i państwowego inspektora sanitarnego, w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności, danych, w których zawrzemy informacje o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Należy również mieć na uwadze inne warunki techniczne, jakie muszą spełniać pomieszczenia, w których będą pracować zatrudnione przez nas osoby.

Wyższe opłaty

Musimy także liczyć się z tym, że przekształcenie mieszkania w biuro wiąże się z wyższymi opłatami eksploatacyjnymi, w porównaniu do rachunków osób, które wykorzystują swoje lokale wyłącznie na cele mieszkaniowe. Spółdzielnia może podnieść wysokość opłat za eksploatację oraz remonty, w sytuacji, gdy prowadzenie działalności gospodarczej wpłynie na wydatki spółdzielni.

Zmieniając przeznaczenie lokalu, należy również liczyć się z koniecznością opłacania znacznie wyższego podatku od nieruchomości przeznaczonej, w stosunku do nieruchomości mieszkalnej.