Aby wydano powyższą decyzję należy wcześniej przeprowadzić rokowaniami z właścicielem lub użytkownikiem wieczystym nieruchomości o uzyskanie zgody na wykonanie potrzebnych prac. Rokowania przeprowadza podmiot zamierzający wystąpić z wnioskiem o zezwolenie. Do wniosku o wydanie decyzji na ograniczenie sposobu korzystania z nieruchomości i umożliwienie wykonania prac należy dołączyć dokumenty z przeprowadzonych rokowań.

Jedna ze spółek z branży energetycznej wystąpiła o wydanie decyzji ograniczającej sposób korzystania z nieruchomości poprzez udzielenie spółce jako inwestorowi – zezwolenia na wejście na teren owej działki w celu przeprowadzenia inwestycji celu publicznego polegającej na budowie i rozbiórce linii elektroenergetycznej. Starosta przychylił się do wniosku.

Z decyzją nie zgadzali się jednak właściciele przedmiotowej działki, a sprawa ostatecznie trafiła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku. Skarżący zarzucili spółce nieprawidłowe przeprowadzenie rokowań poprzedzających złożenie wniosku. Wskazali m.in., że z uwagi na przesłanie przez spółkę pisma do obojga współwłaścicieli w jednej kopercie, jeden ze współwłaścicieli miał nie widział części korespondencji i nie w pełni brał udział w negocjacjach.

WSA wskazał, że trafnie wskazano, że właściwe przepisy nie określają formy prowadzenia rokowań, ani też sposobu ich dokumentowania. Z materiału dowodowego sprawy, wynikało, że spółka podejmowała działania w celu zawarcia ze skarżącymi porozumienia w zakresie zgody na wykonanie prac związanych z przedmiotową inwestycją na ich nieruchomości. Spółka proponowała ustanowienie służebności przesyłu i jednorazowe odszkodowanie. Skarżący nie przyjęli tych warunków. Bez znaczenia zdaniem Sądu są także podnoszone w skardze okoliczności, że korespondencję dotyczącą negocjacji spółka prowadziła kilkukrotnie za pomocą listów zwykłych adresowanych w jednej kopercie do obu współwłaścicieli. Korespondencja ta była wysyłana za potwierdzeniem odbioru i za każdym razem została doręczona skarżącym, którzy ewidentnie próbowali wywołać opóźnienia w przeprowadzonych pracach. Nie można było zgodzić się z twierdzeniami skarżących, że rokowania były pozorne.

Jak argumentował dalej Sąd – wada w postaci pozorności rokowań występuje wtedy, gdy przykładowo są one obiektywnie prowadzone przez inicjatora w złej wierze, nakreślone przez podmiot przeprowadzający rokowania terminy nie mogą być uznane za rozsądne dla racjonalnego rozważenia propozycji, czy podmiot prowadzący rokowania świadomie wprowadza w błąd właścicieli nieruchomości, a także gdy podmiot prowadzący rokowania nie odpowiada na terminowe, konkretne i obiektywnie rozsądne propozycje podmiotów, z którymi przeprowadza rokowania.